Umówiłem się z nimi na 9.00…

Czasem trzeba się spotkać i pogadać. Najgorzej, jeśli po spotkaniu uczestnicy mają wrażenie, że tylko to się nam udało. Pogadać…

Zanim zorganizujesz spotkanie, odpowiedz sobie na kilka pytań:

  • Co się stanie, jeśli tego spotkania nie będzie? Jeśli odpowiedziałeś sobie „NIC się nie stanie”- nie czytaj dalej, odwołaj spotkanie 🙂
  • Czy naprawdę potrzebujemy tego spotkania? Czy spotkanie jest najlepszym sposobem na osiągnięcie celu, który chcesz osiągnąć?
  • Jaki ma być cel spotkania?
  • Z czym mamy zakończyć? Czy celem jest zebranie pomysłów? Wygenerowanie rozwiązań? Ustalenie czegoś? Głębsze poznanie tematu?
  • Kto jest absolutnie niezbędny na spotkaniu?
  • Kto może nie przyjść? A może są osoby, które lepiej, żeby nie brały w nim udziału?
  • Co może pójść nie tak? Jakie argumenty będą się ścierać? Co można zrobić, żeby uniknąć wojny na argumenty?
  • Jakie osoby dominujące pojawią się na spotkaniu? Co zrobisz, żeby nie przejęły prowadzenia? Jak powiesz im „nie”?
  • Jak zachęcisz ludzi do mówienia? Co możesz zrobić, żeby poczuli się bezpieczniej, mówiąc o trudnych rzeczach? Jak zachęcisz do poruszania trudnych tematów?
  • Jakie są motywacje i cele uczestników? Z czym chcą wyjść uczestnicy? Co sprawi, że uznają spotkanie za udane?
  • Jakie są główne tematy? Skąd wiesz, że starczy ci czasu? Kto będzie ten czas kontrolował? Czy dasz radę sam moderować spotkanie?

 

Zastosuj kilka przydatnych narzędzi

Parking dla tematów

Jeśli zauważysz, że poruszany przez uczestników temat nie jest związany z celem spotkania, ale jednocześnie jest ważny – zapisz go na osobnej dużej karcie papieru ze znakiem parkingu. Na koniec spotkania wróć do parkingu. Może się okazać, że temat sam się w międzyczasie wyjaśnił, nie jest już tak ważny albo może stać się tematem, który wymaga podjęcia jakichś działań. Nie zapomnij zabrać kartki z parkingiem ze sobą!

Zatrzymaj Świat!

Na spotkaniach czasem masz wielu aktywnych dyskutantów i jedną osobę, która próbuje włączyć się do rozmowy. Bezskutecznie. Wtedy zatrzymaj świat! 🙂 Ruchem rąk, słowem, symbolem. Włącz tę osobę do rozmowy. Niektórzy kochają własny głos. Zatrzymaj ich. Podziękuj za opinię i włączaj do rozmowy innych. Wyciągaj opinie od tych cichych. To, że nic nie mówią, zwykle nie znaczy, że nie mają nic do powiedzenia.

Bądź gospodarzem

Bądź gospodarzem, ale nie pytaj o to, czy chcą kawy. Sami ją sobie zorganizują, jeśli spotykasz się ze swoim zespołem. Pytaj każdego „Co o tym myślisz”. Pytaj „Jakie jest twoje zdanie na ten temat”. Wyciągaj odpowiedzi od każdego.

Post it

Niezastąpione na zebraniach są karteczki post-it. Pozwalają na jednoczesne spisywanie pomysłów, rozwiązań przez kilka osób, bez czekania na swoją kolejkę. Pomagają w uporządkowaniu planów na działanie, szybkie przypisywanie zadań.

Wizytówki

Jeśli zależy ci na tym, żeby na spotkaniu zespół podzielił się jakimiś zadaniami, powieś na ścianie sporej wielkości wizytówki z imieniem (i nazwiskiem jeśli potrzeba) uczestników. Pod nimi mogą wtedy przyklejać na karteczkach post-it zadania, które chcą wykonać.

Do brzegu

Dyskusja ucieka w inną stronę? Mówicie o rzeczach nie związanych z tematem spotkania? Wołaj „do brzegu”, bierz wiosła w swoje ręce i wracajcie do tematu.

Check-ins /Check-outs

Daj każdemu członkowi grupy czas na to, żeby powiedział coś na początku (check-in) i na końcu spotkania (check-out). Zapytaj „Co musiałoby się tutaj stać, żebyś na końcu poczuł satysfakcję?” „Co ma się tu stać, żebyś uznał, że było warto przyjść?”, „Co chcesz dziś uzyskać”? Zapytaj na końcu, czy spełniły się jego oczekiwania i co możemy zrobić, żeby następne spotkanie było jeszcze lepsze? Takie otwierające i zamykające pytania pokazują, że głos każdej osoby się liczy i wprowadzają do grupy dynamikę.

Głośnik

Jeśli masz wyjątkowo gadatliwą grupę – wybierz gadżet dla mówiącego. Głos ma ten, który ma przysłowiowy głośnik. „Głośnikiem” może być jakikolwiek gadżet, który mówiący musi mieć w ręce, żeby mógł mówić. Przydaje się przy wyjątkowo burzliwej dyskusji 🙂

Wnioski

Po spotkaniu wyciągaj wnioski. Co poszło dobrze, z czym wychodzicie, co dalej, co poszło nie tak? Zapytaj uczestników na końcu, co możemy zrobić, żeby kolejne spotkanie poszło jeszcze lepiej.

Dobrze prowadzone spotkanie pokazuje, że w grupie mamy  ogromny potencjał do tworzenia nowych możliwości.  Pamiętaj o takiej definicji dobrego spotkania: nie chodzi o to, żebyś przyszedł na spotkanie ze swoją wielką ideą , do której będziesz przekonywał grupę.

Chodzi o to, żebyście ze spotkania wyszli z setką pomysłów i idei, do których nie trzeba nikogo przekonywać.

zasady-bez-zalozen

 

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s