Umówiłem się z nimi na 9.00…

Czasem trzeba się spotkać i pogadać. Najgorzej, jeśli po spotkaniu uczestnicy mają wrażenie, że tylko to się nam udało. Pogadać…

Zanim zorganizujesz spotkanie, odpowiedz sobie na kilka pytań:

  • Co się stanie, jeśli tego spotkania nie będzie? Jeśli odpowiedziałeś sobie „NIC się nie stanie”- nie czytaj dalej, odwołaj spotkanie 🙂
  • Czy naprawdę potrzebujemy tego spotkania? Czy spotkanie jest najlepszym sposobem na osiągnięcie celu, który chcesz osiągnąć?
  • Jaki ma być cel spotkania?
  • Z czym mamy zakończyć? Czy celem jest zebranie pomysłów? Wygenerowanie rozwiązań? Ustalenie czegoś? Głębsze poznanie tematu?
  • Kto jest absolutnie niezbędny na spotkaniu?
  • Kto może nie przyjść? A może są osoby, które lepiej, żeby nie brały w nim udziału?
  • Co może pójść nie tak? Jakie argumenty będą się ścierać? Co można zrobić, żeby uniknąć wojny na argumenty?
  • Jakie osoby dominujące pojawią się na spotkaniu? Co zrobisz, żeby nie przejęły prowadzenia? Jak powiesz im „nie”?
  • Jak zachęcisz ludzi do mówienia? Co możesz zrobić, żeby poczuli się bezpieczniej, mówiąc o trudnych rzeczach? Jak zachęcisz do poruszania trudnych tematów?
  • Jakie są motywacje i cele uczestników? Z czym chcą wyjść uczestnicy? Co sprawi, że uznają spotkanie za udane?
  • Jakie są główne tematy? Skąd wiesz, że starczy ci czasu? Kto będzie ten czas kontrolował? Czy dasz radę sam moderować spotkanie?

 

Zastosuj kilka przydatnych narzędzi

Parking dla tematów

Jeśli zauważysz, że poruszany przez uczestników temat nie jest związany z celem spotkania, ale jednocześnie jest ważny – zapisz go na osobnej dużej karcie papieru ze znakiem parkingu. Na koniec spotkania wróć do parkingu. Może się okazać, że temat sam się w międzyczasie wyjaśnił, nie jest już tak ważny albo może stać się tematem, który wymaga podjęcia jakichś działań. Nie zapomnij zabrać kartki z parkingiem ze sobą!

Zatrzymaj Świat!

Na spotkaniach czasem masz wielu aktywnych dyskutantów i jedną osobę, która próbuje włączyć się do rozmowy. Bezskutecznie. Wtedy zatrzymaj świat! 🙂 Ruchem rąk, słowem, symbolem. Włącz tę osobę do rozmowy. Niektórzy kochają własny głos. Zatrzymaj ich. Podziękuj za opinię i włączaj do rozmowy innych. Wyciągaj opinie od tych cichych. To, że nic nie mówią, zwykle nie znaczy, że nie mają nic do powiedzenia.

Bądź gospodarzem

Bądź gospodarzem, ale nie pytaj o to, czy chcą kawy. Sami ją sobie zorganizują, jeśli spotykasz się ze swoim zespołem. Pytaj każdego „Co o tym myślisz”. Pytaj „Jakie jest twoje zdanie na ten temat”. Wyciągaj odpowiedzi od każdego.

Post it

Niezastąpione na zebraniach są karteczki post-it. Pozwalają na jednoczesne spisywanie pomysłów, rozwiązań przez kilka osób, bez czekania na swoją kolejkę. Pomagają w uporządkowaniu planów na działanie, szybkie przypisywanie zadań.

Wizytówki

Jeśli zależy ci na tym, żeby na spotkaniu zespół podzielił się jakimiś zadaniami, powieś na ścianie sporej wielkości wizytówki z imieniem (i nazwiskiem jeśli potrzeba) uczestników. Pod nimi mogą wtedy przyklejać na karteczkach post-it zadania, które chcą wykonać.

Do brzegu

Dyskusja ucieka w inną stronę? Mówicie o rzeczach nie związanych z tematem spotkania? Wołaj „do brzegu”, bierz wiosła w swoje ręce i wracajcie do tematu.

Check-ins /Check-outs

Daj każdemu członkowi grupy czas na to, żeby powiedział coś na początku (check-in) i na końcu spotkania (check-out). Zapytaj „Co musiałoby się tutaj stać, żebyś na końcu poczuł satysfakcję?” „Co ma się tu stać, żebyś uznał, że było warto przyjść?”, „Co chcesz dziś uzyskać”? Zapytaj na końcu, czy spełniły się jego oczekiwania i co możemy zrobić, żeby następne spotkanie było jeszcze lepsze? Takie otwierające i zamykające pytania pokazują, że głos każdej osoby się liczy i wprowadzają do grupy dynamikę.

Głośnik

Jeśli masz wyjątkowo gadatliwą grupę – wybierz gadżet dla mówiącego. Głos ma ten, który ma przysłowiowy głośnik. „Głośnikiem” może być jakikolwiek gadżet, który mówiący musi mieć w ręce, żeby mógł mówić. Przydaje się przy wyjątkowo burzliwej dyskusji 🙂

Wnioski

Po spotkaniu wyciągaj wnioski. Co poszło dobrze, z czym wychodzicie, co dalej, co poszło nie tak? Zapytaj uczestników na końcu, co możemy zrobić, żeby kolejne spotkanie poszło jeszcze lepiej.

Dobrze prowadzone spotkanie pokazuje, że w grupie mamy  ogromny potencjał do tworzenia nowych możliwości.  Pamiętaj o takiej definicji dobrego spotkania: nie chodzi o to, żebyś przyszedł na spotkanie ze swoją wielką ideą , do której będziesz przekonywał grupę.

Chodzi o to, żebyście ze spotkania wyszli z setką pomysłów i idei, do których nie trzeba nikogo przekonywać.

zasady-bez-zalozen

 

Reklamy

Wolna winda

Jesteś właścicielem kilkupiętrowego budynku w środku miasta. Klimatyczny, w dobrym miejscu. Zainwestowałeś w remont wszystkie swoje fundusze. Lokale udało się wynająć na prestiżowe biura różnych kancelarii i firm. Na dole jest mała kawiarnia, do której w porze lunchu wpadają pracownicy ze wszystkich pięter na dużą latte z sojowym mlekiem, sałatkę z komosą i bezglutenowym ciastkiem na deser. Od 13.00 do 13.30 jest zwykle największy ruch, wszystkie stoliki zajęte.

Niestety, budynek ma tylko jedną windę. Do tego starą i taką, która nigdy się nie spieszy. W przeciwieństwie do klientów i pracowników firm, którym wynajmujesz lokale. Ostatnio kilka kancelarii postawiło ci ultimatum – albo zrobisz w końcu coś z szybkością windy, albo oni zrezygnują z wynajmu. Sprawdziłeś koszty wymiany windy. Bez sporego kredytu nie jesteś w stanie tego zrobić. Myślisz o zmianie samego silnika, ale nie wiadomo, czy będzie współpracował z całym mechanizmem. Może da się coś zmienić w innej części urządzenia, żeby winda jeździła szybciej?

Skoro problemem jest szybkość windy, to żeby znaleźć właściwe rozwiązanie, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, jak przyspieszyć windę. Założyłeś, że to właśnie jest problem do rozwiązania.

Wpadłeś.

Wpadłeś w przestrzeń rozwiązań problemu skupionego wyłącznie na szybkości windy.

Na szczęście w prawdziwej historii, zanim właściciel wydał krocie na szybszą windę – przeformułowano problem. To nie szybkość windy jest problemem. To uczucie zniecierpliwienia, nudy i irytacji czekających na windę osób jest problemem!

Przy windzie zainstalowano duże lustra. Ludzie tracą poczucie czasu, kiedy mogą patrzeć na coś, co ich interesuje- na siebie. Czekający, skupieni na swoim wyglądzie, przestali narzekać na powolność windy. Jeśli patrzenie nie wystarczało, mogli skorzystać z urządzeń do czyszczenia obuwia, ustawionych przed windami na każdym piętrze. Były zdecydowanie tańsze niż szybszy silnik. W okolicy windy uruchomione hot spot wifi.

Skargi wynajmujących zmalały do zera.

Kreatywne rozwiązania prawie zawsze pochodzą z re-definicji problemu. Zanim zaczniesz szukać rozwiązań, przeformułuj swój problem…

 

 

 

 

 

Myśl nie konwergencyjnie

Żeby znaleźć doskonały pomysł, trzeba mieć ich cholernie dużo.

Tymczasem łatwiej nam często idzie szukanie jednego, dobrego rozwiązania. Szkolne testy, zwłaszcza te jednokrotnego wyboru, są nakierowane  na szukanie jednej odpowiedzi. Zebrania w firmie skupiają się na szukaniu jednego rozwiązania, bronieniu swojego pomysłu i szukaniu słabych punktów w innych propozycjach.

Ćwicz więc myślenie dywergencyjne przy każdej możliwej okazji

Kilka podpowiedzi:
1. Przy ideacji – tworzeniu pomysłów – idźcie na ilość, nie na jakość.
2. Pomaga ustalenie czasu i „bicie rekordu” na ilość pomysłów wymyślonych w tym czasie. Rywalizacja z samymi sobą z innego spotkania albo z inną grupą zdecydowanie wpływa za zwiększenie ilości pomysłów.
3. Piszcie wszyscy jednocześnie na karteczkach typu post-it. Będzie szybciej niż wtedy, kiedy pomysły zapisuje jedna osoba.
4. Naklejajcie te pomysły na jedną wspólną planszę. Zadbajcie o to, żeby w czasie waszej pracy było widać, ile już macie pomysłów. Możecie na przykład wcześniej przygotować jedną linię dla 10 kartek i wyznaczyć kolejne rzędy.
5. Pisanie jednym kolorem na jednakowych kartkach pozwala na nieprzywiązywane się do swoich pomysłów. Przyda się to w kolejnych fazach burzy mózgów.
6. Nie szukaj pomysłów doskonałych. Szukaj po prostu pomysłów. Potem będzie czas na ich ulepszanie.
7. Niech to będzie tylko headline, „nagłówek” twojego pomysłu, nie trać teraz czasu na tłumaczenie, jak ma to działać i opisywanie szczegółów. Jeśli to zaczniesz robić na tym etapie, burza mózgów przekształci się w spotkanie dyskusyjne…
8. W żadnym wypadku nie oceniaj pomysłów innych osób!

Zacznij swoje następne spotkanie od zebrania pomysłów na to, jak je skrócić 🙂

Dlaczego?

Duża firma z branży meblowej. Na produkowanych przez nich fotelach rozsiadają się rady nadzorcze niemieckich firm. Włoscy trzydziestolatkowie zalegają na ich sofach w domach swoich rodziców, z których to wciąż nie chcą się wyprowadzać (a szkoda, bo mogliby wtedy kupić drugą sofę…). Tapicerowane, stylizowane krzesła stoją we francuskich kawiarniach, czasem zalewane kawą (nie szkodzi, tapicerka doskonale się czyści…). Większość produkowanych przez nich mebli trafia do domów i firm zachodniej Europy.

Właściciel mówi: „Mam zespół doświadczonych, kompetentnych menedżerów. I mam z nimi jeden problem. Oni robią wszystko, co im powiem. Bez pytania dlaczego. Po prostu robią. Nie pytają- po co.”

To nie było takie złe dla świata biznesu sprzed parunastu lat. Przepis na sukces był całkiem prosty. Wiesz, co masz robić. Rób to sprawnie. A jeśli pojawi się jakiś problem, to jak najszybciej go rozwiąż i ruszaj dalej. Nie zadręczaj nikogo dziesiątkami pytań.

Coraz częściej jednak dzisiejsi liderzy wiedzą, że dobrze mieć ludzi zadających sobie pytania „dlaczego?” i „po co?” nieustannie. Bo wtedy pojawiają się też odpowiedzi na pytania „gdzie są nowe możliwości”.

Kiedy Edwin Land w latach 40 robił zdjęcia, jego niecierpliwa trzyletnia córeczka skakała wokół niego z wyraźnym poirytowaniem, dopytując „Tato, dlaczego tak długo musimy czekać na zdjęcie? Ja chcę zobaczyć je już!” Z jej „dlaczego musimy czekać” powstał pomysł na Polaroid. Rodzice 3-4 latków, zadręczani milionem pytań „dlaczego” wiedzą, że kiedy jesteśmy dziećmi, zadawanie pytań jest dla nas zupełnie naturalne. Ale kiedy tylko idziemy do szkoły, przestajemy pytać, zaczynamy odpowiadać. Szybko bowiem zdajemy sobie sprawę z tego, że odpowiedzi, jedynie słuszne, są zdecydowanie bardziej cenione w szkole niż pytania. Nauczeni szkolnym doświadczeniem, w pracy też nie pytamy. Pytania mogłyby przecież zostać uznane za objaw ignorancji i brak wiedzy. Za dużo pytasz, zwalniasz robotę!

Ciekawość jest wciąż niedoceniana. Co więc robić, żeby budować kulturę zadawania pytań w firmach?

W jednej z firm produkujących drzwi, wprowadziliśmy pomysł, żeby w każdym możliwym miejscu  (w kuchniach, w szatniach, na korytarzach) wisiały tablice, na których kredą można dokończyć zdania „A co, jeśli….” i w „Jaki sposób moglibyśmy…”. Najlepsze pytania są przepisywane na ścianę w sali konferencyjnej. Są inspiracją do podejmowanych przez firmę działań. Coraz chętniej autorzy pytań podpisują się pod nimi. Nie jest to konieczne, jeśli ktoś chce, zostawia swoje pytania anonimowo. Przez pierwsze kilka dni dominowały pytania, pod którymi autorzy nawet nie chcieli się podpisywać. „W jaki sposób moglibyśmy poderwać Helenkę z księgowości”, „A co jeśli zabraknie mleka do kawy”. „A co jeśli zmienimy odświeżacz w kiblu”.  Teraz pojawiają się już głównie takie, które mocno wpływają na strategię firmy. Nawet jeśli jest to: „W jaki sposób moglibyśmy wychodzić wcześniej z pracy?”

W innej firmie wprowadziliśmy zwyczaj, żeby w czasie spotkań na produkcji, dotyczących omawiania pojawiającego się problemu, przez pierwsze 10-15 minut można było wyłącznie zadawać pytania, dotyczące tego problemu – bez dawania rozwiązań i odpowiedzi. Brygadzista, który przez pierwsze kilka takich spotkań ostentacyjnie przeczekiwał ten czas, wpatrzony w smartfona, dzisiaj jest jednym z najbardziej zaangażowanych „pytaczy”.

Wprowadzanie w organizacji „kultury pytań” wymaga zaangażowania menedżerów. To oni muszą odzwyczaić się od dawania odpowiedzi i zamieniać je na pytania. To oni muszą nagradzać takie zachowania u pracowników. Ich oni muszą być gotowi na to, że jeśli pojawiają się pytania, trzeba być także gotowym na odpowiedzi, które nie zawsze łatwo zaakceptować.

Pytanie „dlaczego”, podważanie i kwestionowanie tego, co wydaje się oczywiste – pomaga identyfikować i rozwiązywać problemy, pokazuje nowe możliwości, wprowadza nowe zasady gry.

Pielęgnuj w sobie i innych dziecięcą chęć i umiejętność zadawania pytań. Tam, gdzie jest dużo pytań, pojawia się też sporo dobrych odpowiedzi…

Jesteś kreatywny?

Nie więcej niż połowa sali podniosła rękę, kiedy na warsztatach Design Thinking zapytałam uczestników o to, kto z nich jest kreatywny. Potem mieli narysować portret siedzącego obok sąsiada. I pokazać go swojemu modelowi. Większość przyznała, że było to bardzo trudne doświadczenie – przecież nie potrafią rysować,  model się obrazi, po co tak od razu od początku szkolenia burzyć relacje, bo tu nos krzywy, tu włosów za mało…

Czy rysunki i kreatywność mają ze sobą coś wspólnego?  Ci z nas, którzy nie myślą o sobie, jak o kreatywnych, zwykle w dzieciństwie słyszeli, że nie potrafią rysować, że nie są w tym najlepsi, że koledzy rysują lepiej. Że może jednak zajęliby się matematyką albo czymś innym, równie pożytecznym. Bo kreatywni to sobie mogą być artyści…  Mamy tendencje do utożsamiania kreatywności z uzdolnieniami artystycznymi. Zupełnie bez sensu…

Owszem, fajnie być uzdolnionym artystycznie. Ale ważniejsza w kreatywności jest umiejętność pokazania swojej niedokończonej pracy i wysłuchania oceny. To umiejętność robienia czegoś, w czym wcale nie czujesz się dobry. Kreatywność to zabieranie się za szukanie rozwiązań takich problemów, które wcale prostych rozwiązań nie mają. To chęć do próbowania nowych rzeczy, podejmowania działań, w których nie jesteś ekspertem, gotowość do popełniania błędów. Taka jest właśnie postawa osoby kreatywnej. Duża ważniejsza niż umiejętność pięknego rysowania. Każdy ma w środku mnóstwo kreatywności. Rzecz w tym, że niektórzy o tym nie wiedzą, bo nigdy w to nie uwierzyli…